INTRASTAT 2025 – kto musi składać deklaracje i jak je wypełnić krok po kroku

Prowadzisz handel z krajami Unii Europejskiej? Jeśli tak, może Cię dotyczyć obowiązek składania deklaracji INTRASTAT. To system statystyczny, który pozwala organom państwowym monitorować przepływ towarów wewnątrz UE. Choć nie ma on wpływu na cła czy podatki, jego wypełnienie jest obowiązkowe po przekroczeniu określonych progów – a za niedopełnienie grożą kary.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest INTRASTAT, kiedy trzeba składać deklaracje, jakie dane zawiera formularz oraz jak prawidłowo go wypełnić i wysłać przez PUESC.

Czym jest INTRASTAT?

INTRASTAT to system statystyki handlu towarami pomiędzy krajami Unii Europejskiej. Obowiązuje przedsiębiorców, którzy dokonują przywozu (nabyć) lub wywozu (dostaw) towarów z i do innych państw członkowskich UE – i których wartość tych operacji przekroczy roczne progi statystyczne.

System pozwala Głównemu Urzędowi Statystycznemu (GUS) oraz Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) monitorować, ile i jakiego rodzaju towary przemieszczane są między krajami UE. Dane te są ważne na potrzeby analityczne, planowania polityki gospodarczej i unijnej.

Kiedy występuje obowiązek składania deklaracji INTRASTAT?

Obowiązek sprawozdawczy pojawia się, gdy wartość Twojego handlu wewnątrzunijnego przekroczy roczne progi INTRASTAT ustalane na każdy rok.

Progi INTRASTAT na 2025 rok (wartości orientacyjne):

• próg podstawowy dla przywozu: 6 000 000 zł,

• próg podstawowy dla wywozu: 2 800 000 zł.

Jeśli Twoja firma przekroczy któryś z tych progów w danym roku obrotowym, jesteś zobowiązany do składania comiesięcznych deklaracji INTRASTAT od momentu przekroczenia progu – aż do końca roku.

📌 Progi INTRASTAT są aktualizowane co roku. Zawsze warto sprawdzić aktualne kwoty na stronie GUS lub PUESC.

Jak wygląda deklaracja INTRASTAT?

Deklaracja INTRASTAT to formularz zawierający szczegółowe dane o towarach, które zostały przywiezione lub wywiezione w danym miesiącu. Wypełnia się ją elektronicznie – przez system PUESC.

Kluczowe informacje, jakie należy podać:

• kod CN (nomenklatura scalona) – 8-cyfrowy kod identyfikujący rodzaj towaru,

• wartość fakturową towarów,

• ilość / masa netto (w kg),

• kraj wysyłki / przeznaczenia,

• rodzaj transakcji (np. sprzedaż, zwrot, darowizna),

• warunki dostawy (Incoterms),

• środek transportu.

W przypadku dużych firm lub rozbudowanego asortymentu może być konieczne zgłoszenie wielu pozycji towarowych.

Jak złożyć deklarację INTRASTAT przez PUESC?

• Zarejestruj się w systemie PUESC (https://puesc.gov.pl), jeśli jeszcze nie posiadasz konta.

• Zaloguj się i wybierz formularz INTRASTAT (formularz elektroniczny EPP).

• Wypełnij wszystkie wymagane pola – możesz też skorzystać z pliku XML generowanego przez zewnętrzne systemy księgowe.

• Podpisz i wyślij deklarację – podpis elektroniczny lub profil zaufany.

• Przechowuj potwierdzenie złożenia deklaracji na wypadek kontroli.

Deklaracje należy składać do 10. dnia roboczego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Np. za handel w styczniu – do 10 lutego.

Jakie są konsekwencje niezłożenia deklaracji?

Zignorowanie obowiązku sprawozdawczego INTRASTAT może skutkować:

• wezwaniem do złożenia wyjaśnień przez UCS,

• karą administracyjną – nawet do 3 000 zł,

• w skrajnych przypadkach – karą grzywny za wykroczenie skarbowe.

Dlatego tak ważne jest, aby:

• monitorować wartość swojego handlu z UE,

• wiedzieć, kiedy przekraczasz próg,

• i regularnie składać deklaracje, jeśli już ten próg przekroczyłeś.

Dla kogo obowiązek INTRASTAT jest nowością?

Wielu małych i średnich przedsiębiorców może nie być świadomych, że po przekroczeniu progów pojawia się nowy obowiązek. Zdarza się, że firma gwałtownie rozwija eksport do UE lub sprowadza więcej komponentów z Niemiec czy Holandii i nagle znajduje się powyżej progu.

Dlatego zalecamy:

• monitorować obroty narastająco od początku roku,

• prowadzić ewidencję wartości przywozów/wywozów,

• konsultować się z agencją celną lub księgowością.

Czy można zlecić obsługę INTRASTAT?

Tak – coraz więcej firm zleca ten obowiązek wyspecjalizowanym agencjom, takim jak DoktorCło. Oferujemy:

• kompleksowe prowadzenie dokumentacji i deklaracji,

• przypomnienia o terminach,

• kontrolę poprawności danych,

• kontakt z urzędami w razie potrzeby.

Podsumowanie

Deklaracje INTRASTAT to obowiązek statystyczny, który dotyczy firm prowadzących aktywny handel z krajami UE. Choć nie wiąże się bezpośrednio z podatkami, jest równie ważny – i za jego brak można otrzymać karę.

Jeśli prowadzisz handel unijny i nie masz pewności, czy musisz składać INTRASTAT – lepiej sprawdzić to zawczasu niż odpowiadać na wezwanie urzędu.

Masz wątpliwości?

Nie wiesz, czy Twoja firma podlega INTRASTAT lub jak wypełnić deklarację? Skontaktuj się z nami – pomożemy ustalić obowiązki i poprawnie sporządzić zgłoszenie.